Hoe factureert de gemachtigde indicatiesteller de vergoedbare indicatiestellingen aan de zorgkas in het kader van het zorgbudget?

Situering

De zorgkassen storten aan de gemachtigde indicatiestellers een vergoeding per uitgevoerde indicatiestelling als deze aan de volgende voorwaarden voldoet:

ze is uitgevoerd door een door de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood of zijn vertegenwoordiger gekozen gemachtigde indicatiesteller in het kader van de Vlaamse sociale bescherming;
ze wordt niet uitgevoerd door een erkende dienst voor gezinszorg, of door een OCMW dat of een welzijnsvereniging die over een erkende dienst voor gezinszorg beschikt, waarbij deze voorziening op het moment van de indicatiestelling of binnen de zes maanden na het uitvoeren van de indicatiestelling, gezinszorg in het kader van het woonzorgdecreet aan de geïndiceerde persoon met een zorg- en ondersteuningsnood heeft verstrekt.

De gemachtigde indicatiesteller factureert in principe maandelijks de indicatiestellingen aan de zorgkas waarvan de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood lid is. Ze factureert ten laatste binnen vier maanden na de uitvoering van de indicatiestelling aan de zorgkas.

Het bedrag van de vergoeding kan u raadplegen op de pagina "gemachtigde indicatiestellers" onder "Procedure voor facturatie van indicatiestellingen aan de zorgkas".

Facturatieproces

De gemachtigde indicatiestellers volgen de onderstaande procedure voor de facturatie van de uitgevoerde indicatiestellingen aan de zorgkas waarbij de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood aangesloten is:

de facturen worden opgemaakt per zorgkas. De facturen worden in principe ingediend op de hoofdzetel van de zorgkas in kwestie. In onderling overleg tussen zorgkas en gemachtigde indicatiesteller kan overeengekomen worden om te factureren aan een decentraal punt van de zorgkas;
een kopie van de BEL-foto’s (recto en verso) waarop de factuur betrekking heeft, wordt bij de factuur gevoegd. Een kopie van de BelRAI Screener hoeft niet aan de factuur toegevoegd te worden;
de gemachtigde indicatiestellers vermelden minstens de volgende gegevens op de factuur:a. factuurdatum;b. factuurnummer;c. GKB-nummer van de gemachtigde indicatiesteller (GKB = gemeenschappelijk klantenbestand). De ocmw-diensten voor gezinszorg en de welzijnsverenigingen die over een erkende dienst voor gezinszorg beschikken vermelden het GKB-nummer van de dienst voor gezinszorg; de code van de indicatiesteller: 1) 207001 of 207010 = diensten voor gezinszorg; 2) 201001 = ocmw’s of welzijnsverenigingen; 3) 213001 = diensten maatschappelijk werk van de ziekenfondsen.e. aantal te vergoeden indicatiestellingen;f. totaalbedrag;g. rekeningnummer.
bij de factuur wordt eveneens een inventaris gevoegd van de indicatiestellingen waarop de factuur betrekking heeft. De inventarislijst wordt alfabetisch op naam van de persoon met een zorg- en ondersteuningsnood gerangschikt. De inventaris vermeldt alleen de indicatiestellingen met vergoeding;
de inventaris vermeldt per uitgevoerde indicatiestelling minstens de volgende gegevens:a. per pagina: 1) naam en GKB-nummer van de gemachtigde indicatiesteller; 2) factuurnummer en –datum (link tussen de inventarislijst en de factuur); 3) paginanummer.b. per indicatiestelling: 1) doorlopend volgnummer van de indicatiestellingen; 2) naam en voornaam geïndiceerde; 3) rijksregisternummer geïndiceerde; 4) datum indicatiestelling; 5) resultaat indicatiestelling ( totaalscore op BelRAI Screener of totaalscore op Bel-schaal).

Bij minder dan tien te factureren indicatiestellingen is het toegelaten dat geen gebruik gemaakt wordt van een inventarislijst. In dit geval moeten de gevraagde gegevens per indicatiestelling op de factuur vermeld worden.

Als na het versturen van de factuur de dienst voor gezinszorg of het OCMW dat of de welzijnsvereniging die over een erkende dienst voor gezinszorg beschikt, binnen de zes maanden na de indicatiestelling alsnog gezinszorg aan de zorgbehoevende verstrekt, dan deelt de instantie dit ten laatste binnen de dertig dagen na de opstart van de gezinszorg aan de zorgkas mee samen met een creditnota. De zorgkassen brengen daarop het bedrag in mindering van de volgende factuur die zij aan de betrokken gemachtigde indicatiesteller moeten betalen.

Prestatierapporten

De gemachtigde indicatiestellers kunnen bij de BelRAI Screeners de prestatierapporten vanuit het Vlaams IT-platform BelRAI als hulpmiddel gebruiken voor het facturatieproces. Het prestatierapport is beschikbaar vanaf de 11de dag na de maand waarin de BelRAI Screener werd afgenomen. COT-organisaties kunnen de prestatierapporten via de webservice ophalen, non-COT-organisaties via de rol admin. De prestatierapporten zijn alleen in json-formaat beschikbaar.