Kwaliteit van een dienst voor oppashulp

Om de kwaliteit van de zorg en ondersteuning te garanderen moet een erkende dienst voor oppashulp aan een aantal voorwaarden voldoen: 

• een kwaliteitsbeleid voeren;
• een kwaliteitshandboek opstellen en gebruiken;
  Het kwaliteitshandboek moet minstens een beschrijving van de volgende elementen bevatten:
  • een inleiding met daarin:
    • de inhoudsopgave;
    • een aantal algemene inlichtingen over de dienst;
    • de vermelding van de verantwoordelijke die met het kwaliteitsbeleid is belast;
    • een document dat toelating geeft aan de gemachtigden van de Vlaamse Regering om ter plaatse alle activiteiten te verrichten die nodig zijn om de uitvoering van de bepalingen van het decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen in de voorziening te verifiëren en te evalueren.
  • een weergave van het kwaliteitsbeleid waarin de opdrachtverklaring en het zorg- en ondersteuningsaanbod vervat is;

  • een weergave van het kwaliteitsmanagementsysteem, vermeld in artikel 4 en 5 van het decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen, met conditionele, operationele en garantie-elementen. 

    Het kwaliteitsmanagementsysteem, bevat minimaal de volgende elementen:

    • de organisatiestructuur, met inbegrip van het organogram en de overlegstructuren;
    • de kwalificatie, de functieomschrijving en de ondersteuningsstructuur van het personeel;
    • de functieomschrijving en de ondersteuningsstructuur van de oppassers;
    • de beschrijving van de permanente samenwerkingsverbanden;
    • de omschrijving van de middelen van de dienst;
    • het vormingsbeleid.

    In het kwaliteitsmanagementsysteem, vermeld in het eerste lid, 3°, worden minstens de volgende procedures beschreven:

    • de procedure om zorg- en ondersteuningsvragen te registreren;
    • de procedure om zorg- en ondersteuningsvragen te behandelen en op te volgen;
    • de procedure om door te verwijzen;
    • de procedure om klachten te behandelen;
    • de procedure bij grensoverschrijdend gedrag;
    • de procedure om de eigen werking te evalueren;
    • de procedure om de tevredenheid van gebruikers en medewerkers na te gaan;
    • de procedure voor een behoorlijk gebruikers- en toegangsbeheer en een veilige uitwisseling van persoonsgegeven tussen de betrokken actoren;
    • de procedure om de documenten van het kwaliteitshandboek te beheren;
    • de procedure om het kwaliteitshandboek te evalueren en bij te sturen.

• zichzelf periodiek evalueren (driejaarlijkse zelfevaluatie);
  De diensten moeten een zelfevaluatie uitvoeren. Daarbij moet u als dienst minimaal de volgende elementen periodiek evalueren:

  • de werking van de dienst voor oppashulp;
  • de doelstellingen.

  Een zelfevaluatie is een systematische evaluatie van de processen, structuren en resultaten van de dienst. U moet die evaluatie zelf uitvoeren. U toont aan de hand van de zelfevaluatie aan hoe de dienst zijn processen, structuren en resultaten bewaakt, beheerst en voortdurend verbetert.

  Bij elke evaluatie moet u de volgende 5 stappen doorlopen, telkens gedurende een periode van 3 jaar:

  1. systematisch gegevens verzamelen en registreren over de kwaliteit van de zorg;
  2. kwaliteitsdoelstellingen formuleren op basis van die gegevens over de kwaliteit van de zorg;
  3. een stappenplan met tijdspad opstellen om die kwaliteitsdoelstellingen te bereiken;
  4. regelmatig evalueren of de doelstellingen bereikt worden;
  5. de nodige stappen ondernemen wanneer een doelstelling niet bereikt wordt.
• jaarlijks een kwaliteitsplanning opstellen voor het lopende jaar en dit vanaf 15 april ter beschikking houden van het Departement Zorg;
  De kwaliteitsplanning van uw dienst voor oppashulp moet de volgende elementen bevatten:
  • een omschrijving van de activiteiten die u in de loop van het betrokken jaar zult uitvoeren om de doelstellingen, de kwaliteitseisen en het kwaliteitssysteem te bepalen en te realiseren;
  • een beschrijving van de zelfevaluatie die u in de loop van het betrokken jaar zult uitvoeren, minimaal van uw werking en uw doelstellingen.

• jaarlijks een jaarverslag maken, waarin onder meer het kwaliteitsbeleid beschreven wordt dat het voorbije jaar gevoerd werd. Ook het jaarverslag van het voorbije jaar moet niet opgestuurd worden maar moet jaarlijks vanaf 15 april ter beschikking gehouden worden van het Departement Zorg;

  Het jaarverslag van uw dienst moet een evaluatie van de kwaliteitsplanning van het afgelopen jaar bevatten. Aangezien de diensten voor oppashulp de gegevens over de vrijwilligers en de gebruikers van hun dienst al elektronisch bezorgen aan het departement via het systeem Vrijwillige Oppashulp (VO), moeten zij de informatie over hun werking tijdens het afgelopen jaar niet opnemen in het jaarverslag.

• aan de gebruikers een klachtrecht garanderen en zorgen voor een adequate en objectieve behandeling van de klachten;
• de tevredenheid van de gebruikers nagaan door minstens driejaarlijks een verantwoorde gebruikerstevredenheidsmeting uit te voeren en afhankelijk daarvan bijsturen.

Het kwaliteitsdecreet van 17 oktober 2003 wil de kwaliteit van de hulp en de zorg bevorderen door voorzieningen ertoe aan te zetten die kwaliteit voortdurend te bewaken en te verbeteren. Voor de thuiszorgvoorzieningen en de verenigingen van gebruikers en mantelzorgers is dat decreet van 17 oktober 2003 in werking getreden op 1 januari 2010.

Op 3 mei 2023 keurde het Vlaams Parlement een nieuw decreet over de kwaliteit van zorg in het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin goed. Het nieuwe decreet formuleert belangrijke principes en verwachtingen ten aanzien van voorzieningen die zorg verlenen. Binnen die principes en verwachtingen kan nog veel ingevuld worden, in overleg en co-creatie met de verschillende belanghebbenden, waaronder de voorzieningen zelf. Voor de Vlaamse thuiszorgsectoren is nog geen uitvoeringsbesluit ontwikkeld, bijgevolg blijf het decreet van 17 oktober 2003 van toepassing.

Het Departement Zorg erkent en subsidieert de diensten voor oppashulp. Om erop toe te zien dat een erkende dienst voldoet aan de erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden, kan er in de voorziening een inspectie uitgevoerd worden.

Die inspecties worden uitgevoerd door Zorginspectie.

De inspecties gebeuren niet met een vaste regelmaat. Inspecties worden in principe altijd aangekondigd. Er kunnen echter ook onaangekondigde inspecties gebeuren, waarbij de inspecteurs een aantal specifieke erkenningsnormen bekijken. Dat is meestal naar aanleiding van een klacht of van tekorten in het jaarverslag

Bij een inspectie kan het kwaliteitshandboek doorgenomen worden. De inspecteur gaat dan na of het kwaliteitsbeleid van de dienst in de praktijk overeenstemt met het kwaliteitshandboek.

Om de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening en de veiligheid van gebruikers en personeel te waarborgen, zijn toezicht en handhaving op de erkennings- en subsidiëringsnormen van de diensten voor oppashulp essentieel.