Subsidiëring van een dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds

Om in aanmerking te komen voor subsidies, moet u als initiatiefnemer van een dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds een subsidieaanvraag indienen. Dat moet u doen samen met uw erkenningsaanvraag. Op dit moment kunnen er echter geen nieuwe diensten erkend worden.

Een erkenning als dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds betekent echter niet meteen dat u ook gesubsidieerd zult worden.

Erkende diensten maatschappelijk werk die het voorgaande jaar al subsidies ontvingen, ontvangen automatisch jaarlijks de subsidie-enveloppe als ze blijvend aan de subsidievoorwaarden voldoen:

• alle erkenningsvoorwaarden naleven die van toepassing zijn op de diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds;
• de subsidies besteden aan de werkings- en personeelskosten van de dienst, waarbij minstens 90% van de subsidie-enveloppe aangewend wordt voor personeelskosten;
• de werkings- en personeelskosten effectief uitbetalen;
• jaarlijks voor 15 april een overzicht bezorgen van knelpunten en eventuele toekomstige ontwikkelingen die van belang zijn voor de algemene werking van de sector van de diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds (door alle erkende diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds samen);
• een zelfevaluatie uitvoeren, en jaarlijks vanaf 15 april de kwaliteitsplanning voor het lopende jaar en het jaarverslag van het afgelopen jaar ter beschikking van het Departement Zorg houden; 
• een boekhouding voeren volgens de algemene boekhoudregels die van toepassing zijn op de rechtsvorm van de dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds, zoals bepaald wordt in het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 betreffende de boekhouding en het financieel verslag voor de voorzieningen in bepaalde sectoren van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin;
• jaarlijks zo snel mogelijk, en uiterlijk op 1 oktober, het financiële verslag van het afgelopen jaar bezorgen aan het Departement Zorg.

De diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds die al in het voorgaande jaar gesubsidieerd werden en nog erkend zijn, worden opnieuw gesubsidieerd als ze voldoen aan de bovenstaande subsidiëringsvoorwaarden.

Een erkende dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds die subsidies krijgt, moet aan de subsidiëringsvoorwaarden blijven voldoen. Blijkt uit bijvoorbeeld een jaarverslag of een inspectieverslag dat een dienst de subsidiëringsvoorwaarden niet naleeft, dan kan het Departement Zorg de subsidie aan die dienst verminderen of terugvorderen.

In dat geval ontvangt u van het Departement Zorg een voornemen tot vermindering of terugvordering van de subsidie. Wij leggen u dan ook uit hoe u een bezwaarschrift kunt indienen tegen dat voornemen. 

Als de resultatenrekening van uw dienst in een bepaald jaar een positief saldo vertoont, bouwt uw dienst reserves op. Die reserves moeten gebruikt worden voor de financiering van uitgaven die bijdragen tot de realisatie van de taken van uw dienst. Het Departement Zorg controleert de aanwending van die reserves. Reserves die op het ogenblik van het afsluiten van het boekjaar meer bedragen dan de subsidie-enveloppe die toegekend werd aan uw dienst, moeten voor wat betreft het bedrag dat die subsidie-enveloppe overschrijdt, teruggestort worden aan de Vlaamse Gemeenschap.

Diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds die recht hebben op subsidies, ontvangen jaarlijks een subsidie-enveloppe. De uitbetaling gebeurt via voorschotten en een saldo.

Voorschotten

De diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds ontvangen elk kwartaal een voorschot. Dat voorschot bedraagt telkens 22,5% van de subsidie-enveloppe voor dat jaar. Een dienst ontvangt dus al 90% van de subsidie-enveloppe in de loop van het betrokken jaar.

Het Departement Zorg betaalt alle voorschotten uit voor het einde van de tweede maand van het kwartaal waarop ze betrekking hebben.

Saldo

Het resterende saldo van 10% van de subsidie-enveloppe betaalt het Departement Zorg uit in de loop van het daaropvolgende jaar. De dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds moet daarvoor eerst de nodige documenten over het afgelopen jaar aan het Departement Zorg bezorgen:

• het overzicht van knelpunten en eventuele toekomstige ontwikkelingen die van belang zijn voor de algemene werking van de sector van de diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds (door alle erkende diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds samen);
• het financiële verslag.

Voor het departement het saldo uitbetaalt, gaat het na of de dienst voldoet aan alle subsidiëringsvoorwaarden.

Anciënniteitsgegevens van het personeel 

De subsidie-enveloppe wordt, binnen de beschikbare begrotingskredieten, aangepast aan de anciënniteitsevolutie.
Hiervoor moet elke erkende dienst de anciënniteitsgegevens van zijn regulier personeel jaarlijks voor 15 maart indienen via een formulier.

Een regulier personeelslid is een medewerker voor wie de dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds subsidies ontvangen heeft van het Departement Zorg. De tewerkstellingsgegevens van een medewerker die gefinancierd werd met middelen uit het Fonds Sociale Maribel of met andere middelen dan de subsidies van het Departement Zorg, mogen niet ingediend worden via dat webformulier. 

Alleen de gegevens van een medewerker met een contract van onbepaalde duur (ook geregulariseerd DAC-personeel) mogen ingevuld worden. Gegevens van vervangende personeelsleden in geval van ziekte, loopbaanonderbreking of een andere tijdelijke vervanging mogen niet ingevuld worden. 
Naast de anciënniteit (uitgedrukt in maanden, met een maximum van 420 maanden), moet ook telkens het arbeidsritme en het barema van het personeelslid in kwestie ingevuld worden.

Werkjaar 2025

De subsidie-enveloppe voor het jaar 2025 bedraagt 48.912,01 euro per erkende voltijdse equivalent.

Werkjaar 2024

De subsidie-enveloppe voor het jaar 2024 bedraagt 48.032,87 euro per erkende voltijdse equivalent.

De minister van Welzijn legt elk jaar met een besluit het aantal erkende voltijdse equivalenten (vte) voor de diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds vast voor dat jaar. De minister verdeelt het aantal geprogrammeerde vte per landsbond over de erkende diensten die behoren tot de landsbond in kwestie. Hieronder vindt u het ministeriële besluit met daarin voor elke dienst het aantal erkende vte waarop die recht heeft voor dit jaar.

Het ministeriële besluit van 7 februari 2024 tot vastlegging van het totale aantal voltijdse equivalenten per erkende dienst maatschappelijk werk van het ziekenfonds voor 2024.

De wijze waarop de diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds gesubsidieerd worden, is geregeld in het ministeriële besluit van 7 februari 2014 tot vaststelling van de subsidiëringswijze van de diensten maatschappelijk werk van de ziekenfondsen.

In dit besluit staat de wijze waarop de diensten maatschappelijk werk van het ziekenfonds gesubsidieerd worden. 
Het besluit bevat bepalingen over:

• de subsidievoorwaarden;
• de berekening van de subsidie-enveloppe;
• de uitbetaling van 4 voorschotten en een saldo;
• de terugvordering van te veel ontvangen voorschotten;
• de terugstorting van te veel opgebouwde reserves.