Technische informatie voor huisartsenkringen

Er wordt gewerkt met twee vragenlijsten:

• een huisartsenvragenlijst die iedere huisarts en huisarts in opleiding zal ontvangen (als deze aangesloten is bij een huisartsenkring of zijn/haar gegevens gekend zijn bij een huisartsenkring). Duurtijd: 5 minuten.
• een praktijkvragenlijst die iedere huisartsenpraktijk ontvangt. Deze vragenlijst is iets uitgebreider en peilt naar de organisatie van de praktijk. Ook een praktijkverpleegkundige, administratief medewerker of andere zorgverlener werkzaam in de praktijk kan deze vragenlijst invullen. Duurtijd: 20 minuten.

• De huisartsenkring geeft de contactgegevens door van de huisartsen, huisartsen in opleiding en praktijken.
  Dat gebeurt via het e-loket en via een sjabloonxls bestand20.1kb.
• Dit werd ingeschreven als een erkenningsvereiste voor de huisartsenkring, in artikel 8, 8° van het BVR betreffende de huisartsenkringen van 26/06/2015.
• De huisartsenkring werkt ook mee aan het behalen van een hoge responsgraad bij huisartsen en huisartsenpraktijken. Hiervoor maakte het Departement Zorg onder andere een filmpje waarin enkele huisartsen zelf het woord nemen over het belang van de bevraging.
• Op vraag van de huisartsenkringen werkte het departement ook een voorbeeldtekst doc bestand15.2kbuit die huisartsenkringen kunnen opnemen in hun nieuwsbrief of andere communicatie.

Om toegang te krijgen tot het e-loket (Vlaamse applicatie) moet men éénmalig eerst de toegangsprocedure bij eHealth (federale applicatie) doorlopen.

Meer informatie over toegang voor zorgvoorzieningen via eHealth

Handleiding toegangsbeheer eHealthpdf bestand626.9kb

De contactgegevens worden doorgegeven via het e-loket.

• Uitgeschreven handleiding e-loketpdf bestand935.5kb
• Handleiding e-loket in de vorm van slides met screenshots pdf bestand1.3mb

Om de contactgegevens van de huisartsen op te laden in het e-loket, moet een sjabloon gebruikt worden.

• Iedere huisarts/huisarts in opleiding en iedere praktijk binnen de huisartsenzone en toegetreden tot de huisartsenkring, moet in de Excel-lijst worden opgenomen.
• Ook gegevens van huisartsen die niet aangesloten zijn bij een huisartsenkring mogen in de Excel-lijst opgenomen worden. Dit kan wel enkel als de huisarts zelf vrijwillig zijn of haar contactgegevens heeft doorgegeven aan de huisartsenkring of die gegevens openbaar te vinden zijn (bijvoorbeeld via een website).
• Per huisarts/huisarts in opleiding moet altijd het juiste praktijkadres (postcode, straat, huisnummer), de naam, het RIZIV-nummer en het e-mailadres worden ingevuld.
• Per praktijk moet altijd het juiste praktijkadres (postcode, straat, huisnummer), de naam van de contactpersoon, een e-mailadres en de aanduiding dat het de contactpersoon per praktijk betreft, worden ingevuld.
• Een contactpersoon aanduiden doet u door in de kolom “Praktijk contactpersoon” “Ja” in te vullen als het de contactpersoon betreft, of de kolom open te laten als het niet de contactpersoon betreft. Per aantal lijnen die over dezelfde praktijk gaan, zal er dus normaal slechts 1 lijn zijn waar “ja” staat in de kolom contactpersoon.
• Per praktijk (alle lijnen met hetzelfde adres) moet er minstens één contactpersoon worden aangeduid. Een arts kan zelf de contactpersoon zijn voor een praktijk. In de lijst kan ook een ander personeelslid (administratief personeel, verpleegkundige…) worden opgenomen als contactpersoon. In dat geval moet er geen RIZIV-nummer worden ingevuld voor deze persoon.

Alle huisartsen (met verplicht in te vullen RIZIV-nummer) krijgen de huisartsenvragenlijst toegestuurd. Enkel de personen die aangeduid staan als “praktijk contactpersoon” krijgen de praktijkvragenlijst toegestuurd.

Het Departement Zorg organiseerde op 7 mei 2024 een webinar om het project data-inventarisatie huisartsen voor te stellen. Daarin werd ook de rol van de huisartsenkring toegelicht.

• De antwoorden op heel wat vragen zijn terug te vinden in de Q&A Huisartsenkringen.
• Voor technische vragen over de e-loketomgeving kan u terecht bij de helpdesk in het e-loket (gele knop rechts onderaan). 
  Als de procedure bij eHealth volledig werd doorlopen en u toch geen toegang krijgt tot het e-loket, kan u mailen naar eerstelijn@vlaanderen.be
• Voor vragen over de toegang tot het e-loket en het gebruikers- en toegangsbeheer kunt u terecht bij het federale contactcenter van eHealth:
  • telefonisch: 02 788 51 55 (maandag tot vrijdag van 7u tot 20u)
  • via het contactformulier van eHealth