Erkenningsprocedures voor een vereniging voor mantelzorgers en gebruikers

U bent vrij om een nieuwe mantelzorgvereniging op te richten en uit te baten. Een erkenning door de Vlaamse overheid is niet verplicht.

U kan op ieder moment een erkenning aanvragen.

1. Een erkenningsaanvraag indienen doet u met deze documenten:

• een volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend formulier ‘aanvraag van erkenning als vereniging voor mantelzorgers en gebruikers’, aangevuld met:
  • een stappenplan waaruit blijkt op welke wijze, in welke fasen en met welke middelen uw voorziening binnen de termijn die gesteld wordt, aan de erkenningsvoorwaarden zal voldoen;
  • alle daarin opgesomde bijlagen.
• de rechtsgeldige beslissing om de erkenning aan te vragen en een vereniging voor mantelzorgers en gebruikers uit te baten (u bent vrij om de vorm te bepalen van dit document, er wordt geen sjabloon voorzien);
• uw statuten en eventuele wijzigingen ervan in een gecoördineerde versie, tenzij u een openbaar bestuur bent;
• de samenwerkingsovereenkomsten met relevante welzijns- en gezondheidsvoorzieningen uit de regio;
• bij een eerste erkenning: een financieel plan voor minstens drie jaar.

Bezorg ons het volledig ingevuld aanvraagformulier en alle bijhorende dossierstukken via onderstaande contactgegevens.

Doet u een aanvraag voor een eerste erkenning en wilt u als nieuwe vereniging voor mantelzorgers en gebruikers in aanmerking komen voor subsidiëring? Bezorg ons dan ook uw subsidieaanvraag.

2.    Bericht van onontvankelijkheid binnen 30 dagen

Als uw aanvraag tot erkenning ontvankelijk is kunnen we overgaan tot de toekenning van de erkenning. 
Als uw aanvraag tot erkenning onontvankelijk is, melden wij u dat binnen 30 dagen nadat we de aanvraag hebben ontvangen, of verlengen we onze termijn met maximaal 60 dagen. U wordt daar dan van op de hoogte gebracht. 

Indien nodig zullen we u om aanvullende informatie verzoeken. U heeft dan twee mogelijkheden:

1. U bezorgt ons de gevraagde informatie binnen 30 dagen na de datum van de verzending van het verzoek. Na ontvangst van die informatie volgt er opnieuw een termijn van 30 dagen (verlengbaar met maximaal 60 dagen) waarbinnen we u melden of de aanvraag nu wel ontvankelijk is;
2. U bezorgt ons de gevraagde informatie niet of later dan 30 dagen na de datum van de verzending van het verzoek. Op dat moment wordt uw erkenningsaanvraag onontvankelijk verklaard, tenzij u een verlenging van de termijn verzoekt in een gemotiveerde aanvraag.

3. Toekenning of voornemen tot weigering van de erkenning binnen 4 maanden

Indien de erkenning wordt toegekend, wordt de beslissing van de secretaris-generaal waarin de erkenning wordt verleend, binnen 120 dagen na de dag waarop wij de ontvankelijke aanvraag hebben ontvangen, aan u bezorgd.

Deze erkenningsbeslissing bevat:

• de naam van de initiatiefnemer (beheersinstantie);
• het ondernemingsnummer van de initiatiefnemer;
• de naam van de vereniging voor mantelzorgers en gebruikers;
• het adres van de vereniging voor mantelzorgers en gebruikers;
• het erkenningsnummer;
• de ingangsdatum van de erkenning. 

Vervolgens moet u binnen één jaar aan alle erkenningsvoorwaarden voor een vereniging voor mantelzorgers en gebruikers voldoen. Die voorwaarden vindt u in het woonzorgdecreet en uitvoeringsbesluiten. Een vereniging voor mantelzorgers en gebruikers wordt steeds erkend voor onbepaalde duur.

De secretaris-generaal kan echter ook voornemen de erkenning te weigeren. In dat geval wordt u daarvan binnen 120 dagen na de dag waarop wij de ontvankelijke erkenningsaanvraag hebben ontvangen, aangetekend met kennisgeving van ontvangst op de hoogte gebracht. Dat voornemen bevat ook uitleg over de mogelijkheid, de voorwaarden en de procedure om, indien u dat wenst, een gemotiveerd bezwaarschrift in te dienen. Indien u geen bezwaarschrift indient binnen 30 dagen nadat u de aangetekende zending heeft ontvangen, wordt het voornemen van rechtswege geacht een definitieve weigeringsbeslissing van de secretaris-generaal te zijn. Wij brengen u daarvan binnen dertig dagen aangetekend met kennisgeving van ontvangst op de hoogte. 

Het Departement Zorg kan uw erkenning schorsen of intrekken als u niet meer aan de erkenningsvoorwaarden voldoet.

Als erkende vereniging voor mantelzorgers en gebruikers bent u verplicht om de wijziging van de naam of het adres van uw vereniging voor mantelzorgers en gebruikers te melden. Vraag die aanpassing aan via een rechtsgeldig ondertekend document en bezorg het ons via onderstaande contactgegevens. 

Voorlopig bent u vrij in de opmaak van het rechtsgeldig ondertekend document waarmee u de wijziging aanvraagt. Weldra zal er op deze pagina hiervoor een specifiek formulier ter beschikking worden gesteld.

De erkenning van uw vereniging voor mantelzorgers en gebruikers die aan de erkenningsvoorwaarden voldoet, kan worden overgedragen als beide betrokken initiatiefnemers een afschrift van de overeenkomst tot overdracht van de vereniging voor mantelzorgers en gebruikers aan ons bezorgen. Uit deze overeenkomst, moet blijken dat de volgende voorwaarden zijn vervuld: 

1. na de overdracht blijft de continuïteit verzekerd van de zorg en ondersteuning die de overgedragen vereniging voor mantelzorgers en gebruikers heeft verstrekt; 
2. de vereniging voor mantelzorgers en gebruikers blijft aan alle erkenningsvoorwaarden voldoen.

Op het moment van de indiening van het afschrift van de overeenkomst moet de rechtspersoon aan wie de erkenning wordt overgedragen, rechtsgeldig zijn opgericht. 

De aanvraag tot overdracht van de erkenning is pas ontvankelijk als ze alle elementen voor de aangevraagde overdracht bevat. 
In de behandeling van een overdrachtsdossier worden dezelfde termijnen gehanteerd als voor de aanvraag erkenning.

U kan beslissen om uw erkenning stop te zetten. In dat geval brengt u ons daar minstens 90 dagen vóór de uitwerking van op de hoogte. U doet dit door middel van een rechtsgeldig ondertekend document te bezorgen via onderstaande contactgegevens, waaruit duidelijk de beslissing tot stopzetting en de datum waarop die beslissing uitwerking heeft, blijkt. De opmaak van het rechtsgeldig ondertekend document waarmee u de wijziging aanvraagt, is vrij te bepalen.

U ontvangt de beslissing van de secretaris-generaal over de vrijwillige stopzetting binnen 90 dagen na de indiening van uw verzoek.

Procedurebesluit

De aanvraagprocedure staat in het besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2024 over de procedures voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.

Uitvoeringsbesluit of stambesluit

Dit “stambesluit” met 14 bijlagen bevat regels inzake programmatie, erkenningsvoorwaarden en subsidies (buiten de Vlaamse sociale bescherming). Het omvat algemene bepalingen die gelden voor alle of de meeste woonzorgvoorzieningen en de bijlagen bevatten regels inzake specifieke woonzorgvoorzieningen of verenigingen.

Bijlage 12 bij het besluit van de Vlaamse Regering van 28 juni 2019 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.