Structuur van een zending

Het facturatieproces is een zeer technisch proces dat voornamelijk door de software van de zorgvoorziening opgevangen moet worden. In onderstaande toelichting beperken we ons tot een globale beschrijving van een zending (of facturatiebestand). De technische specificaties zijn vermeld in andere documenten en worden ook rechtstreeks met de softwareleveranciers besproken.

Een zending wordt maandelijks opgemaakt door de zorgvoorziening per zorgkas. Dit betekent dat een zending één of meerdere facturen bevat. Een factuur wordt per zorggebruiker en per VSB-referentie opgemaakt en bevat één of meerdere prestaties. Concreet bevat een zending dus enkel facturen van zorggebruikers die aangesloten zijn bij dezelfde zorgkas.
Het maandelijks factureren gebeurt via een zending (DF010 - bericht 920000) aan de betrokken zorgkas.

Elke zending bestaat uit

• “de omslag”, waarin meer algemene informatie is vermeld in de verschillende “segmenten”,
• “de inhoud”, waarin de specifieke informatie over de prestaties wordt vermeld in de verschillende “records”.

De algemene informatie van de zending die in “de omslag” wordt vermeld, betreft onder meer:

• een versienummer van de zending (volgnummer dat uniek moet zijn per zorgvoorziening, per kalenderjaar),
• de facturatiemaand,
• de datum van de opmaak van de zending,
• de coördinaten van de contactpersoon van de facturatiedienst van de zorgvoorziening,
• het nummer van de betrokken zorgkas,
• het aantal records (gefactureerde prestaties) dat in de zending is opgenomen,
• het totaal bedrag van de zending.

De omslag bestaat uit vier segmenten, met name:

• segment 200 Identificatie stroom
• segment 300 Factuur borderel
• segment 400 Begeleidingsborderel (recordtype 95)
• segment 500 Samenvattende begeleidingsborderel (recordtype 96)

De specifieke informatie die “de inhoud” van de zending bevat, wordt onderverdeeld in zogeheten “recordtypes”. 

Recordtype 10 - informatie over de zending

Hier wordt onder meer het volgende vermeld:

• herhaling van het nummer van de zending,
• de identificatie van de zorgvoorziening (via het HCO-nummer en KBO-nummer),
• de prestatiemaand waarvoor (het merendeel van de prestaties) gefactureerd wordt,
• het rekeningnummer van de zorgvoorziening,
• de datum waarop de zending is opgemaakt.

Recordtype 20 - informatie van de betrokken zorggebruiker 

Hier wordt onder meer het volgende vermeld:

• de startdatum van de periode tegemoetkoming voor zorg,
• indien er sprake is van een opname of residentieel verblijf: tijdstip van de opname en eventueel tijdstip van ontslag,
• de code van de zorgkas waarbij de zorggebruiker is aangesloten,
• INSZ-nummer van de zorggebruiker,
• geslacht van de zorggebruiker,
• VSB-referentienummer van de aanvraag tot tegemoetkoming voor zorg.

In dit deel van de zending moeten desgevallend ook verwijzingen naar voorgaande facturaties worden vermeld. In het geval van een laattijdige facturering omwille van stuiting van de verjaringstermijn, wordt in recordtype 20 ook de reden (indien gekend) vermeld.

Een recordtype 20 komt evenveel keer voor in een zending als het aantal facturen waarvoor in de zending een factuur is opgenomen.

Recordtype 30 - informatie over de eigenlijke prestaties

Er zijn verschillende types van prestaties die hier voorkomen:

• de eigenlijke prestaties;
• het persoonlijk aandeel (niet van toepassing voor IBW en MBE);
• het tweede deel van de bijkomende forfaitaire tegemoetkoming (alleen voor PVT).

De prestaties, het persoonlijk aandeel en het tweede deel van de bijkomende forfaitaire tegemoetkoming worden gecodeerd volgens vastgelegde prestatiecodes. De codes die van toepassing zijn per sector zijn terug te vinden op de sectorspecifieke webpagina's en/of in de handleidingen.

Prestaties

Afhankelijk van de sector worden deze benoemd als de verpleegdagen, de opnamedagen, de verblijfdagen, de revalidatieprestaties of het forfait voor de begeleiding.

De facturatie van de prestaties gebeurt per dag of per prestatie. Het aantal keer dat een recordtype 30 voorkomt wordt daardoor bepaald door het aantal dagen of prestaties waarvoor gefactureerd wordt. Dit recordtype komt dus zoveel keer voor als er dagen of prestaties zijn opgenomen in de factuur. 

Er worden met andere woorden geen periodes gefactureerd. De datum van de laatst gefactureerde dag of prestatie (in zone 6a en 6b van RT 30) is daarom dezelfde datum als de datum van de eerst gefactureerde dag of prestatie (in zone 5 van RT 30). De waarde die moet ingevuld worden voor het aantal dagen of prestaties (zone 21 van RT 30) is steeds “1”. (In het geval het een creditnota voor deze dag of prestatie betreft, is de waarde “-1”.)

Betrekkelijke verstrekkingen

Voor de revalidatievoorzieningen geldt dat in elk record met een prestatiecode voor een revalidatieprestatie eveneens de code betrekkelijke verstrekking moet ingevuld worden.

Voor revalidatieziekenhuizen moet per verpleegdag de betrekkelijke verstrekking met het kamersupplement ingevuld worden. Als de patiënt op een éénpersoonskamer werd opgenomen en er wordt een kamersupplement aangerekend, moet hiervoor per verpleegdag ook een recordtype 30 aanwezig zijn.

Persoonlijk aandeel

Dit is niet van toepassing voor de initiatieven van beschut wonen (IBW) en de multidisciplinaire begeleidingsequipes voor palliatieve verzorging (MBE). 

Voor alle prestaties moet een record persoonlijk aandeel aanwezig zijn, ook indien aan de zorggebruiker geen persoonlijk aandeel aangerekend wordt. In het geval dat het persoonlijk aandeel gelijk is aan 0€ moet de daarvoor voorziene prestatiecode gebruikt worden. 

Er is één uitzondering: in geval van een dag onbetaald verlof in een psychiatrisch verzorgingstehuis moet geen record persoonlijk aandeel aanwezig zijn.

Tweede deel bijkomende forfaitaire tegemoetkoming

Dit is alleen van toepassing voor de psychiatrische verzorgingstehuizen.

Deze vermindering wordt voor elke opnamedag in het psychiatrisch verzorgingstehuis vermeld. De forfaitaire tegemoetkoming is afhankelijk van de sociale categorie van de zorggebruiker.

Er is één uitzondering: in geval van een dag onbetaald verlof in een psychiatrisch verzorgingstehuis moet geen record tweede deel bijkomende forfaitaire tegemoetkoming aanwezig zijn.

Recordtype 50 - informatie over diverse kosten

Hier worden de diverse kosten (of supplementen) vermeld die aan de zorggebruiker worden gefactureerd. Er is geen relatie tussen het aantal records 'recordtype 30' en 'recordtype 50'.

De codes die van toepassing zijn per sector zijn terug te vinden op de sectorspecifieke webpagina's en/of in de handleidingen.

Dit recordtype is niet van toepassing voor de multidisciplinaire begeleidingsequipes voor palliatieve verzorging.

Recordtype 80 - het einde van de factuur voor de betrokken zorggebruiker

Het vermeldt het totaal bedrag dat door de zorgkas moet gestort worden aan de zorgvoorziening voor de betrokken zorggebruiker en de totaal bedragen die door de zorggebruiker moeten worden betaald als persoonlijk aandeel (indien van toepassing) en supplementen.

Dit recordtype komt evenveel voor als er facturen zijn opgenomen in de zending.

Recordtype 90 - het einde van de zending

Hiermee wordt het einde van de zending aangegeven. Het vermeldt het totaal bedrag dat door de zorgkas moet worden betaald aan de zorgvoorziening voor de volledige zending.